En nuestro país concederles préstamos a los empleados constituye una práctica cotidiana. Sin embargo, pocos se han preguntado: ¿están prohibido los préstamos a empleados?
No existe legislación en la República Dominicana, que prohíba empleadores otorguen préstamos a sus empleados y funcionarios, sin costo o con baja tasa de interés. Por tanto, no se constituye en una actividad ilícita, otorgar préstamos a empleados.
La prudencia norma que los préstamos sean de montos razonables que constituyan avances a salarios, bonificaciones o prestaciones laborales, observando procedimientos administrativos de la empresa.
El Problema
Es en cumplimiento de los procedimientos administrativos donde empieza la rama a torcer. Según Wikipedia un procedimiento es una serie de actos para concretar la actuación administrativa para la realización de un fin determinado. Muchas empresas ignoran o carecen de procedimientos para conceder préstamos sus empleados. Esta falta los lleva a cometer errores que luego se arrepienten y les hacen pensar que están prohibidos los préstamos a empleados; el problema parte desde dos vertientes: el primero desde el punto de vista laboral y el segundo fiscal.
En materia laboral
Los préstamos a empleados y funcionarios no contienen los adjetivos legales laborales para tipificarse como salarios, porque contravienen las disposiciones del artículo 192 del Código de Trabajo; sin embargo, muchos abogados hemos tenido que luchar con las teorías presentadas por ex empleados, quienes en los tribunales alegan que estos préstamos fueron avances a sueldos disfrazados de préstamos, buscando elevar el cálculos de sus prestaciones laborales; aprovechando la poca organización administrativa de sus empleadores, quienes ahora deben demostrar que los valores cedidos a sus ex empleados corresponden a préstamos reales y no ficticios como alegan estos.
En materia tributaria
La Dirección General de Impuestos Internos (DGII), es una de las instituciones recaudadoras de ingresos para el estado, y no solamente vela por la recaudación, también vigila que los contribuyentes presenten con veracidad sus ingresos, conforme a las normas vigente del país.
Debemos evitar que la DGII asuma que los préstamos a empleados y funcionario representen avances de sueldos sujetos a retención, siendo esta interpretación improcedente y carente de base legal, ya que no califican para ser considerados como retribuciones complementarias, debido que las personas físicas están regidas por el método de lo percibido.
El artículo 307 del Código Tributario y el artículo 65 del Reglamento 139-98, tipifican como rentas bajo relación de dependencia, aquellas rentas gravadas provienen del trabajo personal, conforme el literal c) del artículo 272 del referido código; no obstante, en la práctica la DGII puede solicitar que se presente los medios de prueba que demuestre que los préstamos concedidos son reales y no se este ocultando avances a sueldo sujetos a retención. Sin embargo, los préstamos a funcionarios que fueren simultáneamente accionistas de la empresa, serían considerados como avances de dividendos, conforme con lo dispuesto en los artículos 291 y 308 del Código Tributario.
Recomendaciones:
- Solicitudes de préstamos. El empleado debe solicitar el préstamo mediante una comunicación escrita.
- Establezca tope máximo. Recuerde que son préstamos de baja denominación, destinados a suplir momentáneamente un avance de sueldo o bonificación.
- Autorización de descuento. debe existir una comunicación donde el empleado autoriza a descontar de su nómina la(s) cuota(s) del préstamo cedido.
- Emita un cheque o transferencia, nunca en efectivo. Debemos probar el desembolso del préstamo, bien sea cheque o transferencia, incluya el concepto de préstamo y la fecha de la solicitud.
- Realice el desembolso fuera de fecha de nómina. Evitemos confusión y realice los desembolsos en fecha que no coincida con el pago de nómina.
- Emita recibos de descuentos. El empleado debe recibir y firmar los recibos de descuentos de dichos préstamos. Si cobra intereses debe presentarlos al fisco.
- Evite realizar préstamos a los accionistas y socios. La presunción de la inocencia se le al revés, para la Dirección General de Impuestos Internos. En lugar de: “Una persona es inocente, hasta que se demuestre lo contrario”, es “Una persona está evadiendo, hasta que demuestre lo contrario”.
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